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Geschäftsmails zuhause auf dem Sofa checken, Projekte vor Ort beim Kunden planen oder doch klassisch im Büro mit den Kollegen arbeiten? Immer mehr Arbeitnehmer in Deutschland nutzen die Freiheit des mobilen Arbeitens. Für sie kann es eine Hilfe sein, um Familie und Job unter einen Hut zu bringen. Aber die zeitliche und räumliche Mobilität hat auch ihre Tücken. Arbeitgeber sollten ein paar klare Regeln einhalten, um Verstöße gegen das Arbeitsrecht, das Arbeitszeitrecht, Burn-Out und soziale Vereinsamung der Mitarbeiter zu vermeiden.
Hier ist die Personalabteilung gefragt. Es sollen Richtlinien entwickelt werden, die dabei helfen den Arbeitsalltag zu strukturieren und gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Dazu gehört auch feste Pausenzeiten festzulegen, in denen der Mitarbeiter nicht durch geschäftliche Anrufe gestört wird. Solche Erholungszeiten sind wichtig um die Beschäftigten fit und motiviert zu halten. Wer sichergehen will, dass Pausen eingehalten werden, kann beispielsweise den Zugriff auf E-Mails und Unternehmensdaten zeitweise sperren. Die Daimler AG geht sogar noch einen Schritt weiter: Der Konzern bietet den Mitarbeitern an, alle Mails, die während des Urlaubs eingehen, sofort zu löschen.
Persönliche Kontakte pflegen
Für den Erfolg vieler Projekte ist neben der Leistung der Angestellten auch gute Teamarbeit entscheidend. Wer oft außerhalb des Büros tätig ist, trifft nur noch selten persönlich auf seine Kollegen. Doch gerade bei spontanen Treffen z.B. in der Kaffeepause werden viele Informationen ausgetauscht. Oft sind es gerade diese Gespräche, die uns dabei helfen Kollegen besser zu verstehen und einzuschätzen. Fehlt der regelmäßige persönliche Kontakt, führt das zu mangelnden Absprachen oder Missverständnissen. So entsteht Frust und die Motivation innerhalb des Teams sinkt. Eine Präsenzpflicht an bestimmten Tagen oder zu Team-Meetings, kann dem entgegenwirken.
Einheitliche Infrastruktur schaffen
Die Kommunikation im Team kann zusätzlich durch technische Komponenten unterstützt werden. Als Grundlage hierfür muss die IT-Abteilung eine einheitliche Infrastruktur schaffen und die benötigte Hard- und Software zur Verfügung stellen. Mit virtuellen Social-Collaboration-Tools wie Intranet, Messenger oder Mail-Diensten können Kollegen in Kontakt bleiben, Daten austauschen und in Echtzeit kommunizieren. Auf diesem Weg werden aber auch vertrauliche Daten und Informationen weitergegeben. Deshalb ist es essentiell, diese Kanäle entsprechend der aktuellen Datenschutzbestimmungen zu sichern. Dazu gehört beispielsweise eine Verschlüsselung der Daten und abgesicherter Internet-Zugang über eine VPN-Verbindung.
Rechtliche Rahmenbedingungen einhalten
Neben Vorschriften zum Schutz von Informationen und der Privatsphäre müssen auch bei mobiler Tätigkeit gesetzliche Vorgaben zum Arbeitsschutz beachtet werden. Um diese zu erfüllen, sollten Unternehmen ihre arbeitsrechtlichen Vereinbarungen anpassen. Besondere Aufmerksamkeit gilt dabei dem Arbeitszeitgesetz. Ein Verstoß gegen die maximale Höchstarbeitszeit oder Mindestpause und Ruhezeiten, kann arbeitsrechtliche Konsequenzen haben. Daher ist es wichtig, die Arbeitszeiten aller Angestellten im Blick zu behalten und unzulässige Überstunden zu vermeiden.
Apps für Arbeitszeiterfassung
Hilfreich ist dabei der Einsatz von mobilen oder webbasierten Applikationen für die Zeiterfassung. Mitarbeiter können hierbei Arbeits- und Pausenzeiten, sowie auch ihre Urlaubsanträge über das Smartphone oder Tablet auch von unterwegs eintragen. Das setzt natürlich Vertrauen von Seiten der Unternehmensführung voraus aber auch Engagement und eine hohe Eigenverantwortung bei den Mitarbeitern.
Den vollständigen Artikel zum Thema, finden Sie unter: http://www.workforce-wiki.com/der-arbeitsplatz-der-zukunft-erfordert-klare-regeln/
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Janina Lieberwirth
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